Was kostet individuelle Software?

Warum es keine Preisliste gibt

Software wird nicht nach Stück verkauft, sondern nach Umfang gebaut. Zwei Anwendungen, die in einem Satz gleich klingen, können sich im Aufwand um das Dreifache unterscheiden: durch Sonderfälle, Schnittstellen oder Rechte, die niemand vorher aufgeschrieben hat. Eine seriöse Zahl gibt es deshalb erst nach einem Gespräch über den konkreten Fall. Die Größenordnungen unten helfen, ein Angebot einzuordnen, bevor Sie eins bekommen.

Vierstellig: ein Werkzeug für einen Zweck

Im unteren vierstelligen Bereich liegen Werkzeuge, die genau eine Aufgabe erledigen, ohne Benutzerkonten und ohne Bezahlung. Typische Beispiele sind ein Preisrechner auf der Website, ein Formular, das ein fertiges PDF erzeugt, oder ein Abgleich zweier Listen, der heute jede Woche von Hand passiert.

Teurer wird ein solches Werkzeug durch Sonderfälle, die vorher niemand aufgeschrieben hat. Der Preisrechner, der für drei Kunden andere Rabatte kennt, ist kein Werkzeug für einen Zweck mehr.

Fünfstellig: eine vollständige Anwendung

Eine Anwendung mit Konto, Datenbank, Bezahlung und Betrieb liegt meistens im fünfstelligen Bereich. Beispiele sind eine Terminplanung mit Kundenlogin, eine Mitgliederverwaltung oder ein Kundenportal, in dem Kunden ihre Unterlagen selbst abrufen.

Zwei Dinge treiben den Preis in dieser Klasse am stärksten: Schnittstellen zu bestehenden Systemen und ein Rollen- und Rechtekonzept. Eine Anwendung, die mit der vorhandenen Buchhaltung sprechen muss und fünf verschiedene Nutzergruppen kennt, ist deutlich aufwendiger als eine, die für sich steht.

Laufend: der Betrieb

Software, die läuft, braucht Hosting, Updates und jemanden, der Fehler analysiert, wenn einer auftritt. Dazu kommt fast immer Weiterentwicklung, weil sich der Alltag ändert. Diese Kosten fallen monatlich an, nach Aufwand oder als Pauschale mit vereinbartem Umfang. Alternativ betreiben Sie die Anwendung selbst, wenn Sie dafür jemanden im Haus haben.

Diese Zeile fehlt in Angeboten am häufigsten. Ein Angebot ohne Aussage zum Betrieb ist nicht billiger, es verschiebt die Kosten nur in die Zeit nach der Übergabe.

Was ein Angebot enthalten sollte

Ein Angebot, das Sie vergleichen können, nennt mehr als eine Summe. Es beschreibt schriftlich, was am Ende läuft, in welchen Meilensteinen es entsteht und woran Sie erkennen, dass es fertig ist. Es regelt, was mit Änderungen unterwegs passiert. Und es sagt, was Sie bei der Übergabe bekommen: Quellcode, Zugänge und Dokumentation.

Bei mir folgt auf das erste Gespräch eine ehrliche Spanne, danach ein Festpreisangebot mit Leistungsbeschreibung. Den Betrieb biete ich getrennt davon an, damit Sie beides einzeln bewerten können.

Wie Sie Kosten senken, ohne am Ergebnis zu sparen

Der größte Hebel ist der Umfang der ersten Version. Eine Anwendung, die zuerst die drei wichtigsten Abläufe abdeckt und danach wächst, ist schneller nutzbar und billiger als eine, die von Anfang an jeden Sonderfall kennt. Ein erstes nutzbares System steht in der Regel nach vier bis acht Wochen, je nach Umfang.

Der zweite Hebel sind fertige Bausteine an den richtigen Stellen. Rechnungen und Umsatzsteuer muss niemand neu erfinden: Ein Zahlungsanbieter wickelt sie ab, die Anwendung bindet ihn nur an. Eigener Code lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf sich von anderen unterscheidet, nicht bei dem, was jeder braucht.

Der dritte Hebel ist eine klare Leistungsbeschreibung. Jede Frage, die vor dem Bau beantwortet ist, kostet später keine Änderung.

Wann sich eigene Software nicht lohnt

Manchmal ist die ehrliche Antwort eine fertige Lösung. Wenn eine Standardsoftware Ihren Ablauf vollständig abdeckt, ist sie fast immer günstiger als ein Eigenbau. Das rechnet sich anders, sobald die fehlenden Teile jede Woche Handarbeit kosten oder mehrere Programme zusammenspielen müssen. Welche Fragen dabei entscheiden, steht in der Notiz Standardsoftware oder Eigenbau.